Usuarios, roles y permisos. Cada persona ve lo que necesita.

Para cada usuario necesitamos nombre, correo corporativo, función, empresa o empresas y módulos que debe usar. El acceso se diseña con esa matriz, no por intuición.

• Usá un correo individual, nunca una cuenta compartida para operar.
• Indicá si la persona aprueba, carga, consulta o administra.
• Separá usuarios internos, externos y accesos temporales.

Los roles agrupan permisos: ventas, compras, stock, tesorería, contabilidad, reportes y administración. Una persona puede tener varios roles sin convertirse en administradora.

• Aplicá mínimo privilegio y agregá permisos solo cuando una tarea lo requiera.
• Probá lectura, creación, edición, aprobación y cancelación por separado.
• Revisá especialmente exportaciones, datos fiscales y configuración.

El alcance por empresa permite que un responsable trabaje con varias razones sociales sin darle acceso global al sistema. Sumá sucursales o depósitos solo cuando la función lo necesite.

• Confirmá qué empresas ve cada persona antes de activar el usuario.
• Usá una cuenta de prueba para validar la visibilidad real.
• Comprobá que los reportes respeten el mismo alcance que los documentos.

Cada cambio debe tener fecha, solicitante y aprobación. Cuando alguien deja la organización, desactivá el acceso y conservá la trazabilidad de sus operaciones.

• Revisá usuarios activos una vez por mes.
• Retirá roles temporales y accesos de proveedores.
• No borres usuarios con historial: desactivá y documentá el motivo.