Cuenta corriente. Vender hoy, cobrar con control.

La cuenta corriente es el historial de lo que un cliente debe y de los pagos que se aplican a esa deuda. Una factura a crédito aumenta el saldo; un pago, una nota de crédito o una compensación lo reduce. La cuenta corriente no es un botón de cobro ni un medio por el que ingresa dinero: es la forma de administrar una venta cuyo pago queda pendiente.

• Usá cuenta corriente cuando entregás el producto o servicio ahora y acordás cobrar después.
• Usá efectivo, transferencia, tarjeta, QR o cheque cuando el dinero se recibe en ese momento.
• Una factura puede quedar abierta, parcialmente pagada o cancelada; no la marques como cobrada solo porque el cliente prometió pagar.
• Ejemplo ficticio: Ferretería Norte SRL recibe una factura de $450.000 a 30 días; el saldo queda pendiente hasta registrar el pago.

Antes de vender a cuenta corriente, definí una política por cliente y empresa. La política indica cuánto crédito puede usar, qué sucede cuando supera el límite, cuántos días de atraso se toleran y si el cliente puede comprar a crédito en el POS. Si no existe una política explícita, conviene bloquear la operación hasta que alguien la apruebe.

• Cargá un límite de crédito realista y expresalo en la moneda de la empresa.
• Elegí la acción ante exceso: bloquear, advertir o pedir autorización.
• Definí qué hacer con vencidos y cuántos días de atraso se aceptan.
• Indicá si se permite cuenta corriente en el POS y quién es responsable de la cobranza.
• Guardá el motivo, la fecha y la persona que aprobó cada excepción.

La política solo funciona si el cliente está bien identificado. Revisá razón social o nombre de fantasía, CUIT o documento, condición fiscal, empresa, dirección de entrega, contactos y plantilla de condiciones de pago. Para una cuenta corriente, la fecha de vencimiento debe surgir de una condición clara: contado diferido, 15 días, 30 días o una fecha acordada.

• Evitá clientes genéricos para operaciones que después deban cobrarse o reclamarse.
• Confirmá que la cuenta por cobrar y la moneda correspondan a la empresa correcta.
• Cargá una condición de pago predeterminada, pero verificá la fecha de vencimiento de cada documento.
• Definí quién puede modificar límite, días y condición; el vendedor no debería aprobarse a sí mismo.

El circuito recomendado es: crear el pedido o la factura, elegir empresa y cliente, verificar depósito y precios, seleccionar la condición de pago a crédito y revisar la fecha de vencimiento. Al guardar o enviar, el sistema debe calcular el impacto en el crédito disponible y dejar la factura abierta. Si supera el límite o hay vencidos, debe mostrar la regla configurada y pedir la autorización correspondiente.

• Confirmá que la factura tenga cliente, empresa, moneda, impuestos, depósito y punto de venta correctos.
• Seleccioná cuenta corriente como condición de pago, no como si fuera efectivo o transferencia.
• Revisá crédito disponible antes de enviar: límite menos deuda abierta y operaciones pendientes.
• Si aparece una advertencia, documentá el motivo de la excepción antes de continuar.
• Entregá mercadería solo después de verificar que el circuito comercial y la autorización quedaron completos.

En mostrador, la cuenta corriente requiere identificar al cliente antes de confirmar la venta. El operador selecciona la opción de cuenta corriente, pero no registra un cobro: el importe queda como deuda del cliente. Por eso el POS debe mostrar el crédito disponible, advertir vencidos y bloquear si la política no permite la operación.

• Pedí cliente y condición de pago antes de cerrar el ticket; no uses Cliente Mostrador para crédito.
• Verificá local, caja, depósito y punto de venta del operador.
• Mostrá claramente si la venta queda pendiente, parcialmente cobrada o cancelada.
• Si el cliente paga una parte, registrá el medio real y dejá el resto como saldo pendiente.
• Al cerrar la caja, la cuenta corriente no debe sumarse al efectivo ni a la liquidación de tarjetas.

Cuando el cliente paga, creá un comprobante de cobro y elegí el medio que realmente se utilizó: transferencia, efectivo, tarjeta, cheque u otro instrumento habilitado. Luego aplicá el pago a una o más facturas. Si el importe no alcanza, la factura queda parcialmente abierta; si sobra, dejá un anticipo identificado para aplicarlo después.

• No uses Cuenta Corriente como medio de pago en un comprobante de cobro: solo explica el origen de la deuda.
• Cargá fecha, importe, moneda, caja o banco, referencia y comprobante del pago.
• Aplicá primero la factura indicada por el cliente y luego verificá el saldo resultante.
• Para transferencias, guardá número de operación; para cheques, fecha, banco y vencimiento.
• Si hay retenciones, comisiones o diferencias, registralas en cuentas separadas y dejá una observación.

La revisión diaria parte del resumen del cliente y continúa con las facturas abiertas, los pagos sin aplicar y el reporte de antigüedad. Mirá saldo total, saldo vencido, días de atraso, crédito disponible y próximos vencimientos. La persona que cobra necesita poder abrir el documento original y ver cada movimiento que forma el saldo.

• Filtrá por empresa, local, responsable, fecha de vencimiento y estado.
• Separá saldo corriente, vencido, en gestión y con autorización especial.
• Investigá pagos sin aplicar antes de reclamar una deuda que quizá ya fue cancelada.
• Acordá una rutina: revisión diaria de vencidos críticos y semanal de toda la cartera.
• Exportá reportes solo con permisos adecuados y conservá la fecha de corte.

El control final relaciona cuenta corriente, facturación, notas de crédito y débito, stock, caja y bancos. Una nota de crédito debe referenciar la factura cuando corresponda; una devolución no se resuelve modificando el saldo a mano. Al cierre del período, conciliá los movimientos y dejá registradas las excepciones aprobadas.

• Conciliá el saldo del reporte con el mayor de cuentas por cobrar.
• Revisá notas de crédito, débitos, anticipos y pagos sin imputar.
• Controlá que una cancelación no haya generado un movimiento duplicado de caja o banco.
• Limitá la anulación y reapertura a roles autorizados; conservá el motivo y el usuario.
• Documentá qué se revisó, quién lo aprobó y qué diferencias quedaron pendientes.